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15 dicas pra fazer acontecer com uma to-do list

Ai, cara… Aconteceu de novo. Sua amiga Bia tá no IG mostrando tudo: desde suas habilidades de ioga até seu filho fofo e seu incrível sucesso profissional. E você está vasculhando a internet pela terceira hora consecutiva, num loop de memes e vídeos de gatos. Se você tem milhares de coisas pra fazer, mas não tá avançando como gostaria, criar uma to-do list (ou lista de tarefas) é um primeiro passo incrível. 

Se você ainda não fez isso, adicione uma lista de tarefas à sua lista de tarefas. 😛

Nesse texto aqui vamos te mostrar como transformar sua to-do list numa ferramenta poderosa de produtividade. Algo pra te ajudar a acompanhar a Bia: a mãe praticante de ioga que sempre alcançou tudo o que quis.

Essas 15 dicas ajudarão você a organizar sua vida em uma lista fácil de gerenciar. 

to-do list

  

O que fazer ou não fazer: o básico sobre o que fazer 

Nem todo mundo curte listas. No entanto, se você estiver lutando para entender seus objetivos, uma to-do list poderá economizar tempo, energia e a necessidade de apresentar desculpas para quando o que precisa acontecer, bem, não acontece.   

A elaboração de listas é bastante pessoal. Algumas pessoas ficam obsessivas com isso. Outras preferem menos tarefas a fazer e a seguir. No entanto, mesmo o esboço mais básico das coisas que você precisa fazer pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

Pra começo de conversa, escrever uma lista nos obriga a estabelecer metas concretas (tarefas: “Retire o lixo”). Isso pode ser muito mais eficaz do que pensar em objetivos vagos. 

Além disso, fazer uma lista escrita pode nos ajudar a lembrar de informações importantes (o que significa que o lixo não fica na cozinha por semanas). 

O problema é: nem todas as listas são criadas da mesma forma. 

Felizmente, estamos aqui para ajudar, com um guia passo a passo para criar – e concluir – uma lista impressionante de coisas a serem feitas. 

 

1. Escolha um formato

Uma to-do list pode vir em todas as formas e tamanhos. Por isso é tudo o que funciona pra você. 

Algumas pesquisas sugerem que escrever informações à mão nos ajuda a lembrar disso com mais facilidade. Mas se você pegou uma caneta pela última vez em 1995, não tenha medo. Há uma enorme variedade de aplicativos digitais que podem ajudá-lo a criar listas pessoais de tarefas.  

Algumas pessoas podem achar que adicionar cores diferentes para diferentes tipos de tarefas pode ajudar a manter a rotina. Outros seguem a rota do quadro branco ou do quadro de cortiça. 

Independente da maneira como você faz isso, verifique se a sua lista de tarefas tem um formato que deixa seu cérebro feliz. 

 

2. Faça múltiplas to-do lists

Por que ter uma lista quando você pode ter mais de uma? 

Crie várias listas de coisas que precisam acontecer. Nossas sugestões seriam: 

– Uma lista principal. Isso define suas metas de longo prazo. Se você precisar limpar seu armário e o que quer que esteja morando lá, quiser se inscrever em uma aula de idiomas ou se mudar para um apartamento novo, anote tudo na sua lista principal. 

– Uma lista semanal de projetos. Isso deve conter tudo o que precisa ser desativado nos próximos 7 dias. Talvez você precise pesquisar qual idioma aprender ou qual área iniciar sua pesquisa de apartamentos. Jogue aqui. 

– Uma lista de tarefas de alto impacto (HIT). Essa terceira to-do list informa sobre as tarefas que precisam ser concluídas de qualquer jeito. Ligue para tia Sue no aniversário dela, pegue a lavagem a seco ou termine a apresentação para o trabalho amanhã. 

Todos os dias, veja quais itens da lista principal e da lista semanal de projetos devem passar para a lista HIT. Você descobrirá que os grandes influenciadores da sua lista principal começam a desempenhar um papel mais ativo no seu dia-a-dia. 

E quem não gosta de fazer acontecer em direção às suas ambições? Para obter mais orientações sobre como infundir significado à sua vida, não procure mais. 

 

3. Mantenha as coisas simples

Não há nada mais intimidador do que uma to-do list gigantesca. Quanto maior sua lista de tarefas, mais difícil pode ser se motivar. 

E você ficará surpreso com a dificuldade de fazer muitas coisas em 24 horas. A vida tem o hábito de espreitar por cima do ombro e atrapalhar. Um truque para manter uma lista HIT simples é fazer uma lista das coisas que você deseja fazer hoje e dividi-la ao meio.   

Não deve haver mais de 10 itens. O restante pode ir na lista de projetos semanais ou na lista principal. 

Se as expectativas são pesadas no trabalho, veja como lidar com o estresse

 

4. Conheça as TMIs

Essas são suas “tarefas mais importantes”. Focar nelas deve se tornar seu mantra (pelo menos se você quiser que a sua vida deixe de ser uma correria louca).  

Comece a lista com pelo menos dois itens que devem ser concluídos HOJE pra garantir que você termine de uma vez o relatório do projeto com prazo pra amanhã. 

Mesmo que o resto da lista não aconteça, assim você tem certeza de que pelo menos fez o que era mais importante. 

 

5. Comece fácil

Mesmo antes das TMIs (veja acima), coloque alguns itens simples na lista. 

“Dobrar roupas”, “lavar a louça do café da manhã” e “tomar banho” são todos bons exemplos. Apenas riscando as coisas de rotina nos ajuda a começar o dia com uma superprodutividade.  Com a sensação de que você tá ganhando. 

 

6. Divida

Objetivos como “trabalhar na minha pesquisa pesquisa” são muito vagas e intimidadores. Isso significa que podemos hesitar em começar a resolvê-los sem ter certeza de por onde começar. 

Pense bem: o que exatamente você precisa fazer? Por quanto tempo? Quando você faz uma pausa?   

Uma maneira de reduzir o fator de medo (e as desculpas pra procrastinação) é fazer com que os objetivos pareçam mais gerenciáveis, dividindo os projetos em tarefas menores.   

Em vez de “trabalhar na minha pesquisa”, tente algo mais específico. Você pode dividir sua carga: escreva “escreva a primeira metade do capítulo três” para segunda-feira e “escreva a segunda metade do capítulo três” na lista de terça-feira.   

Da mesma forma que você não pode colocar uma melancia inteira na boca de uma só vez, mas pode engolir uma fatia em segundos, essa abordagem de tamanho pequeno para o gerenciamento de tempo tornará essa sensação de conclusão muito mais agradável. 

 

7. Mantenha-se específico

Para trazer seus objetivos ao alcance do braço, todas as suas to-do lists devem ter essas qualidades em comum: 

  • São ações físicas.
  • Você pode terminá-los de uma só vez.
  • São tarefas que apenas você pode executar. 

Para projetos gerais que exigem muito tempo ou a ajuda de outras pessoas, liste etapas específicas que você pode executar. Em vez de “salvar os animais”, tente “escrever uma carta de apresentação para o estágio no World Wildlife Fund”. 

 

8. Inclua todas as etapas do processo

Para todas as tarefas da sua to-do list, inclua as informações necessárias para realizá-las. 

Por exemplo, se a tarefa envolver ligar para a empresa de gás para consultar uma conta, inclua o número de telefone na lista. Isso poupará tempo para você tentar mais tarde. 

 

9. Estime o tempo que cada tarefa vai tomar

Então você fez sua to-do list. 

Agora, você precisa revisar novamente e colocar uma estimativa de tempo ao lado de cada item. Pode até ajudar a transformar a lista de tarefas em um tipo de programação, com horários e locais específicos. 

Por exemplo: 

  • Lavanderia: 16h às 18h na Suds & Stuff
  • Limpar a caixa de entrada: 18h-19h
  • Ligar para a mamãe: 19:30 

 

10. Não se estresse

Toda lista principal contém algumas tarefas que pretendemos fazer há dias, semanas ou talvez até anos, mas ainda não fizemos.   

Tente descobrir por que você ainda não fez isso. Você está evitando ligar pro seu tio Paulo por medo de ficar preso ao telefone a tarde toda? 

Substitua “Ligar para o tio Paulo” por “descobrir uma maneira de desligar o telefone com o tio Paulo”. Dessa forma, a grande tarefa parecerá mais fácil e, eventualmente, terminará com um grande check.  

 

11. Torne seu compromisso público

Às vezes, a melhor maneira de manter um plano é fazer com que alguém te mantenha na linha.

Tente compartilhar sua to-do list. Se você publicá-lo na geladeira ou configurar um calendário digital que todos os envolvidos no projeto possam acessar, isso permitirá que aqueles que confiam em você saibam que você tem as tarefas em mãos. 

 

12. Agendamento de agendamento (risos)

Um dos aspectos mais complicados da sua to-do list é sentar para fazer uma. Como você pode planejar sua lista de tarefas quando está tão ocupado fazendo isso!?! 

Escolha um horário todos os dias em que você possa organizar todas as suas tarefas e determinar o que precisa realizar. Isso pode acontecer de manhã, antes que todos acordem, antes de dormir ou na hora do almoço. 

 

13. Celebre suas vitórias

Uma ótima maneira de aumentar a produtividade é se lembrar de como você fez para realizar o que fez ontem. Pense em uma lista de tarefas a fazer como uma lista contínua de coisas que você celebra ter alcançado.

Mantenha uma lista escrita de suas realizações no dia anterior, mesmo as coisas aparentemente rotineiras. Celebrar as pequenas vitórias lhe dará confiança para enfrentar os maiores desafios. 

 

14. Comece do zero todos os dias

Faça uma nova lista todos os dias para que os mesmos itens antigos não entupam a agenda. Se algo permanecer na lista de tarefas por muito tempo, não será realizado, e isso é decepcionante. 

É também uma maneira útil de garantir que façamos algo importante a cada 24 horas e não gastemos tempo decorando pedaços de papel com marcadores elegantes. 

É importante manter-se motivado.

 

15. Seja flexível

Dica profissional: sempre deixe cerca de 15 minutos de “tempo de amortecimento” entre os itens da lista de tarefas ou do calendário. 

Isso lhe dá espaço livre no seu dia. Assim você consegue lidar com qualquer imprevisto que aparecer.

E se uma crise ocorrer, o mais importante é lembrar de parar e respirar. Você provavelmente já realizou pelo menos um TMI. 

 

O item final: Seja gentil consigo mesmo 

Estar vivo em 2020 já é suficientemente caótico. Um pouquinho de organização já vai te levar longe.

Ficar se punindo não vai te levar a lugar nenhum. A autodisciplina é uma coisa boa: é uma parte essencial da manutenção do equilíbrio, sucesso e saúde. Mas o prazer, o relaxamento, os relacionamentos e os hobbies também são. 

Certifique-se de que, entre toda a programação e listagem, você bloqueie algum tempo para si mesmo, seja na forma de exercício, atenção plena ou sentado de pijama tomando seu Desinchá

Sua lista de tarefas deve estar contribuindo para a sua felicidade, não dominando a sua vida. Não se surpreenda se você não concluir todas as suas tarefas. Levantar-se e tentar novamente amanhã é a verdadeira conquista. 

* Texto traduzido e adaptado de Grestist

Desinchá

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